Définition de Zenextia
Zenextia est une application web (portail) qui permet d'utiliser l'IA générative (Chat GPT 5 par exemple) avec les particularités suivantes :
Un portail IA dédié à l'entreprise
Conversations avec l'IA dans le cadre de l'entreprise
Dimension corporate intégrée
Conversations avec l'IA en mobilité via Whatsapp
Accès mobile simplifié
Synchronisation des conversations Whatsapp
Avec l'application web
Conversations à plusieurs en mode projet
On partage les chats et les documents
Possibilité de générer des assistants personnalisés
Dédiés à un sujet pour vous même et vos collaborateurs
Des solutions aux problèmes quotidiens de gestion
Zenextia est aussi une équipe qui résout des problèmes d'entreprises (tableau de bord, vérification de commandes, suivi de SAV, publications pour les réseaux sociaux …) que les autres briques du Système d'Information ont laissé en plan. Pour cela nous créons des Workmates (contraction de Workflow et Automates). Le résultat des Workmates s'expose dans le portail Zenextia.
Un mode de collaboration évoluée
Le mode "Projet" permet le partage de conversations et leurs résultats entre utilisateurs mais également avec des Experts Humains dans tous les domaines (finances, juridique, assurance, immobilier, patrimoine). Zenextia met en place un plan de "recrutement" d'experts dans ces différents domaines.
Utilisation des assistants IA
ZeChat, assistant d'IA générative générique
ZeChat c'est l'équivalent de ChatGPT d'ailleurs il appelle ChatGPT 5
On peut lui écrire ou lui parler et joindre des documents
Les documents joints seront conservés dans mon espace personnel (ZeDrive) dans le répertoire documents fournis et je pourrai les réutiliser dans d'autres conversations (chats)
Les documents joints
J'ai la possibilité de joindre un ou plusieurs documents dans mon chat / conversation
L'interface me propose les documents déjà disponibles déjà téléchargés par moi même ou d'autres membres et déposés dans l'espace ZeDrive / Entreprise
La conversation conservera en contexte (mémoire) les documents joints dans la conversation
Cette conservation du contexte s'effectue conversation par conversation
Nommage de la conversation
La conversation sera nommée automatiquement après envoi mais je peux la nommer moi même en rédigeant le titre en validant avec l'icône "crayon".
Le résultat du prompt
Le nom de la conversation s'est inscrit automatiquement
On voit la photo de l'auteur du prompt
Les icônes suivants apparaissent en haut à droite
- Les fichiers produits par la conversation
- Donner mon avis sur l'application
- Voir la description de l'assistant
- Supprimer la conversation
Historique des chats / conversations
L'historique des chats est conservé en liste avec les noms donnés automatiquement ou saisis
L'historique des conversation Whatsapp est regroupé en haut
Le menu "Historique" est repliable avec la flèche <
Le bouton + permet de démarrer une nouvelle conversation
La navigation
Menu vertical gauche
Les boutons du menu vertical gauche sont les suivants
Accès à ZeChat
Accès à mes projets
Accès à mes assistants personnalisés
Accès à ZeDrive
(mes documents, documents de l'entreprise, documents des projets)
Gérer mon compte
Me déconnecter
Le mode "Projets"
Mes projets
L'espace "Mes projets" me permet de partager des recherches effectuées avec ZeChat avec plusieurs membres de la même entreprise.
Le partage est également possible avec des experts identifiés (Mon Expert Comptable, Mon fiscaliste …) référencés et choisis par l'entreprise.
Créer un nouveau projet
Pour créer un nouveau projet je dois / je peux
- lui attribuer un nom
- lui donner une description
- choisir un assistant (ZeChat)
- ajouter les utilisateurs
- fournir des documents de référence (facultatif)
Collaboration dans un chat en mode projet
Dans un projet, je vois les chats des autres utilisateurs invités sur le projet et je peux décider de partager avec un Référent désigné par l'entreprise ou un Expert référencé. Celui-ci sera avertit par email afin de m'apporter un complément d'information.
Les chatmates
Une bibliothèque d'assistants personnalisé
Les chatmates sont conçus avec des experts IA de votre entreprise ou externes et sont mis à disposition des utilisateurs. Il existe 3 niveaux de catalogues :
- Les chatmates fournis par Zenextia que l'administrateur peut référencer pour l'entreprise
- Les chatmates créés par l'Entreprise à l'usage de tous
- Les chamates créés par l'utilisateur à son usage individuel
Créer un chatmate
Cette option est disponible pour les administrateurs
Les workmates
Workmate - Définition et exemples
Les Workmates (contraction de Workflow et Automate) sont des automatisations entre différentes sources d'informations qui évitent les saisies chronophages et résolvent des problèmes quotidiens comme par exemple :
Envoyer automatiquement les nouveaux leads du site web dans le CRM pour éviter les oublis de suivi.
Générer un reporting financier mensuel consolidé sans retraitement manuel des données.
Classer les candidatures reçues par email dans le dossier RH approprié pour gagner du temps de tri.
Mettre à jour les stocks en temps réel entre l'e-commerce et l'ERP pour éviter les ruptures.
Créer des rappels automatiques de relance client pour accélérer les encaissements.
Synchroniser les contacts issus d'événements avec la base marketing pour nourrir les campagnes.
Transférer automatiquement les notes de frais validées vers la comptabilité pour réduire les erreurs.
Extraire les avis clients des réseaux sociaux et les centraliser dans un tableau de bord pour réagir vite.
Envoyer un questionnaire de satisfaction après chaque livraison pour améliorer l'expérience client.
Générer une fiche de poste standardisée à partir d'un brief manager pour accélérer les recrutements.
Déclencher une alerte au service achats en cas de dépassement de budget pour sécuriser les marges.
Créer un tableau de suivi des formations obligatoire des salariés sans saisie manuelle.
Envoyer les devis validés directement au logiciel de facturation pour fluidifier le cycle de vente.
Consolider automatiquement les données bancaires dans un tableau de trésorerie quotidien.
Partager les plannings d'intervention terrain avec l'équipe via mobile pour réduire les doublons.
Tableau de bord des workmates
Les Workmates commandés par l'entreprise et réalisés par Zenextia apparaissent dans un tableau de bord visuel avec pour chacun des indicateurs clés (KPIs)
La différence entre les chatmates et les workmates
L'administration
Gérer mon compte
Nous recommandons
- de mettre une photo pour rendre vivante la gestion des projets
- de normaliser Prénom et Nom de famille avec les mêmes règles pour tous les utilisateurs
- d'inscrire le numéro de téléphone pour bénéficier de la fonction Whatsapp. Le numéro devra être validé par SMS
- le QR Code permet d'installer Zenextia dans vos contacts Whatsapp
Gérer le compte de l'entreprise
L'interface d'administration du compte Entreprise permet de :
- Nommer l'entreprise et insérer son logo
- Lui attribuer un groupe (holding, fédération, réseau)
- Gérer les utilisateurs en mode Member ou Admin
- Les Admin peuvent :
- Inviter d'autres utilisateurs
- Modifier le compte Entreprise
- Gérer des assistants personnalisés (création, publication …)